「注文が入ったのはうれしいけれど、ここから何をすればいいのか分からない…」
ネットショップを始めたばかりの頃は、受注処理から発送までの流れがあいまいで、不安になることも多いですよね。納品書の作り方、送り状の発行方法、梱包や配送の手順など、調べながら対応していると時間がかかりすぎてしまうことも。
本記事では、ネットショップ初心者の方でもすぐに実践できる「受注処理の基本フロー」を、手順ごとに分かりやすく解説します。ミスを減らし、作業効率を高めるためのヒントもたっぷり紹介しているので、「不安ゼロ」で受注作業ができる自分を目指しましょう！
注文が入ったら最初にやるべきこと
注文確認のポイントとチェック項目
注文が入ったら、まず最初にすべきことは「注文内容の確認」です。商品名・個数・オプション（カラーやサイズ）に間違いがないか、そして注文者の氏名・住所・連絡先が正しく入力されているかをチェックします。特に宛名の誤字脱字はトラブルの原因になるため注意が必要です。メモ機能がある場合は、備考欄も見落とさずに確認しておきましょう。
支払い状況と在庫の確認方法
次に支払いが完了しているかを確認します。プラットフォームによっては「入金待ち」「決済済み」と表示されるため、発送前にステータスを必ずチェックしてください。同時に、在庫も目視または在庫管理システムで確認します。手元に商品があるか、パーツや資材は足りているかの確認も重要です。発送直前に気づいて慌てないよう、ここで丁寧に見ておくと安心です。
お客様への自動返信メールの仕組みを知ろう
多くのECサービスでは、注文と同時に「自動返信メール」が送られる設定があります。このメールには注文内容の控えや決済状況、今後の流れが記載されており、購入者にとって安心感のある通知になります。ただし、テンプレートの初期設定のままだと不十分なケースもあるため、一度文面を見直して、自分のショップらしい言葉に整えておくと信頼感がアップします。
受注処理の基本フローを理解しよう
注文情報の整理と管理方法
注文が入ったら、スプレッドシートや注文管理機能を使って情報を整理しておくと後の作業がスムーズです。たとえば「注文日」「商品名」「数量」「発送予定日」などを一覧で見られるようにしておくと、納期遅れや発送ミスの防止に役立ちます。まだ件数が少ないうちは手書きメモでもOKですが、徐々にデジタル管理に慣れておくと作業効率が大きく変わってきます。
納品書の作り方と記載すべき内容
納品書は、購入者に安心感を与える大切な書類です。基本的には「ショップ名・ロゴ」「購入商品と価格」「購入日」「合計金額」「連絡先」などを記載します。テンプレートを1つ用意しておけば、内容をコピペするだけで簡単に作成できます。ExcelやGoogleドキュメントを使う方も多く、印刷前に日付や商品名の誤記がないかチェックを忘れずに。
梱包前に確認したいことリスト
梱包に入る前に、商品がきちんと仕上がっているか、破損や汚れがないかを最終確認します。また、複数の商品を同梱する場合は、内容に過不足がないかもチェックポイント。ラッピングの有無、メッセージカードの挿入、納品書の封入なども事前にリスト化しておくと、うっかりミスを防げます。慣れるまでは「確認用チェックリスト」を印刷して使うのもおすすめです。
発送準備から完了までの流れ
商品梱包の基本とサイズ・資材の選び方
商品梱包の基本は「商品を安全に、無駄なく包むこと」。まずは商品に合った梱包資材を選びます。小物であればクッション封筒、割れ物ならプチプチや緩衝材、衣類には透明袋＋封筒などが定番です。大きすぎる箱は送料が高くなってしまうため、サイズ感の最適化も重要。資材は100均やネットでまとめて買うとコストダウンに繋がります。
送り状の発行方法と印刷手順（手書きとの違いも）
送り状の発行は、手書きとオンライン発行の2通りがあります。BASEやSTORESならヤマト・日本郵便と連携した「かんたん配送サービス」が使え、注文情報から自動で宛名が反映されるため便利です。プリンターがあれば自宅印刷、ない場合はコンビニ印刷も可能。手書きは自由度がある一方で、ミスや時間がかかることも。基本的には「自動化できるところは自動化」が鉄則です。
配送方法の選び方と発送時の注意点
配送方法は商品のサイズ・厚さ・重量によって選びます。アクセサリーなどの軽量品ならクリックポストや定形外郵便、少し大きめの商品にはゆうパケットや宅急便コンパクトが向いています。追跡・補償の有無も確認しておきましょう。また、発送前には宛先・郵便番号・差出人情報の最終確認を忘れずに。梱包後のラベル貼り間違いによるトラブルは意外と多いため、ひと呼吸おいて見直す時間を取りましょう。
作業を効率化するためのコツと工夫
よく使うテンプレートやツールを整えておく
受注処理は、テンプレート化できる部分を先に整えておくことで、圧倒的に時短できます。納品書や送り状のテンプレート、発送完了メールの定型文などは一度作っておけば何度も使い回せます。また、Googleスプレッドシートやメモアプリを活用し、よく使う文言や商品情報をストックしておくのもおすすめ。自分専用の「お助けフォルダ」を作ると作業中の迷いが減ります。
発送時間を決めて日々のルーティンにする
「いつやるか」を決めることも効率化のカギです。たとえば午前中に受注確認と納品書印刷、午後に梱包と発送準備といったルーティンを組むことで、家事や育児と両立しやすくなります。特に、子どもが帰宅するまでに作業を終わらせたい場合は、自分の生活スタイルに合ったスケジュールを固定化するのがおすすめです。
クレームを防ぐ発送完了メールの書き方
発送完了メールは、購入者に安心感を与える大切な連絡です。「本日〇〇便で発送いたしました」「お届けの目安は〇日後です」といった具体的な情報を盛り込むと親切です。また、追跡番号がある場合は必ず記載し、荷物の追跡ページのURLも添えるとより丁寧。商品に対する思いやお礼のひと言があると、信頼感やリピートにもつながります。
まとめ：自分のフローを確立して「不安ゼロ」の受注処理へ
よくある失敗とその対処法
初心者にありがちな失敗には、「送り状の住所間違い」「納品書の入れ忘れ」「発送方法の選択ミス」などがあります。これらは、慣れていないうちは誰でも通る道です。大切なのは、失敗をそのままにせず、次回に活かすこと。たとえば「チェックリストを作る」「作業中は他のことに気を取られない環境をつくる」など、再発防止の工夫を取り入れていきましょう。
今後の作業を楽にするためにやっておきたいこと
今後もっと楽に進めていくためには、自分に合ったマニュアルやフォーマットを整えておくのが有効です。作業のたびに手順を検索するのではなく、「自分のやり方」を明文化しておくことで、迷いがなくなります。また、発送資材や書類をまとめて収納する「発送コーナー」を作っておくのも時短につながります。少しずつ仕組み化することで、気持ちにも余裕が生まれ、長く無理なく続けられる土台ができていきます。
